4 nguyên tắc vàng quản lý đơn hàng mà nhiều chủ shop không biết

 Trong hoạt động phân phối việc quản lý đơn hàng là rất quan trọng, để quản lý đơn hàng hiệu quả phải đảm bảo thông tin xuyên suốt, kịp thời, nhanh chóng và chính xác giữa các thành viên trong hệ thống phân phối.

1. Quản lý đơn hàng là gì?

Trong hệ thống phân phối, quản lý đơn hàng là quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin đặt hàng của khách hàng từ nhà bán lẻ đến nhà phân phối. Đồng thời đây cũng là quá trình duyệt thông tin về ngày giao hàng, sản phẩm thay thế, trạng thái xử lý đơn hàng và những đơn hàng thực hiện trước đó của khách hàng. Quá trình này thường được thực hiện qua điện thoại, ghi sổ và quản lý dựa vào các chứng từ có liên quan như đơn hàng, đơn hàng thay đổi, bảng báo giá, hóa đơn bán hàng.

Khi hệ thống phân phối ngày càng trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Các doanh nghiệp cũng dần đa dạng hóa kênh phân phối của mình, không còn phụ thuộc hoàn toàn vào việc bán buôn cho nhà phân phối như trước kia mà tiến đến bán thẳng cho các đại lý bán lẻ. Tính phức tạp này cũng làm thay đổi cách phản ứng với những sản phẩm được bán ra, đòi hỏi doanh nghiệp phải thích ứng kịp thời với sự biến động liên tục của nhu cầu thị trường.

Quá trình quản lý đơn hàng theo truyền thống tốn nhiều thời gian và hoạt động chồng chéo. Đó là do sự di chuyển dòng dữ liệu trong hệ thống phân phối diễn ra chậm. Sự di chuyển chậm này có thể vẫn ổn trong một doanh nghiệp có hệ thống phân phối đơn giản, nhưng với các hệ thống phân phối lớn, phức tạp sẽ dẫn đến nhiều bất cập, trì trệ trong quản lý, thậm chí gây nhiều khó khăn trong việc lưu thông hàng hóa ra thị trường.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý Fanpage – ông trùm sau doanh thu ngàn đơn

2. Nguyên tắc quản lý đơn hàng trong phân phối

2.1. Nhập dữ liệu cho một đơn hàng: nhập một và chỉ một lần.

Sao chép dữ liệu bằng các ứng dụng công nghệ có liên quan đến nguồn dữ liệu nếu có thể, và tránh nhập lại dữ liệu bằng tay vì dữ liệu này cần chuẩn xác để lưu thông suốt kênh phân phối. Thông thường, cách hữu ích nhất là để nhân viên bán hàng tự nhập các đơn hàng vào hệ thống quản lý của công ty ngay tại điểm bán, sau đó hệ thống này sẽ truyền dữ liệu đến các thành viên khác có liên quan trong kênh phân phối như kế toán, giám sát bán hàng, nhân viên kho hàng, nhà cung cấp,…

2.2. Tự động hóa bán hàng.

Thực tế cho thấy, quá trình đặt và quản lý đơn hàng diễn ra mỗi ngày tại doanh nghiệp cần được tự động hóa để trở nên tối ưu nhưng vẫn phải đảm bảo tính linh hoạt để đối phó với các trường hợp xảy ra lỗi đơn hàng, tránh chồng chéo chức năng và trách nhiệm giữa các bộ phận có vai trò tiếp thị và bán hàng khi xử lý sự cố bất ngờ.

Quá trình xử lý bằng tay nên được tối thiểu hóa nhằm giảm tối đa độ trễ đơn hàng và những sai sót, nhầm lẫn thường gặp khi lên đơn, tiếp nhận và xử lý đơn thủ công.

Bên cạnh đó hệ thống phải có khả năng gửi dữ liệu cần thiết cho các thành viên thuộc những bộ phận liên quan nhằm thuận tiện hơn trong việc kịp thời hỗ trợ xử lý các trường hợp ngoại lệ (lỗi đơn hàng, khách hàng hủy đơn đặt hàng, các yêu cầu đặc thù,…)

2.3. Theo dõi trạng thái xử lý đơn hàng.

Khi lượng đơn hàng phát sinh mỗi ngày lớn hoặc đơn hàng có quá trình hoàn thành đơn hàng kéo dài, việc theo dõi trạng thái xử lý từng đơn hàng là vô cùng quan trọng. Điều đó giúp kế toán phân loại được trạng thái đơn hàng, phía kho hàng nằm được các đơn đã hoàn thành, các đơn hàng thực hiện, nhằm rút ngắn quy trình bán hàng, tránh tình trạng bỏ xót đơn hàng.

Khi một đơn hàng gặp vấn đề thì doanh nghiệp có thể lấy thông tin đơn hàng đó để làm việc trực tiếp với các thành viên liên quan.

2.4. Tích hợp hệ thống đặt hàng với các hệ thống liên quan khác để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu.

Hệ thống tiếp nhận đơn đặt hàng phải có dữ liệu mô tả về sản phẩm, giá cả và các chương trình khuyến mại để hỗ trợ khách hàng ra quyết định mùa hàng nhanh chóng. Hệ thống này cần đảm bảo các thông tin trên về sản phẩm được tích hợp và đồng nhất với các hệ thống đặt hàng, qua đó hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật và kiểm soát được dữ liệu đặt hàng trong hệ thống, doanh thu, thông tin trạng thái tồn kho, kế hoạch phân phối,… Khi khách hàng tiến hành đặt hàng, dữ liệu này phải được tự động cập nhật vào hệ thống kịp thời và chính xác.

Đồng thời hệ thống đặt hàng cũng cần tích hợp đầy đủ thông tin khách hàng bao gồm lịch sử đặt hàng, các giao dịch đã diễn,…

3. Hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp trong phân phối.

Với 4 nguyên tắc quản lý đơn hàng nêu trên, phương thức quản lý thủ công lúc này trở nên thiếu phù hợp và không thể đáp ứng được. Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí là giải pháp phù hợp nhất lúc này. Phần mềm sẽ giúp nhân viên bán hàng đặt hàng trên thiết bị di động ngay tại điểm bán/ đại lý là phù hợp hơn cả với các doanh nghiệp phân phối. Đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng đảm bảo các tiêu chí sau:

• Dữ liệu đơn hàng được cập nhật liên tục, chính xác và xuyên suốt giữa các bên có liên quan

• Tự động hóa đơn hàng: gợi ý đơn hàng phù hợp, tự động tính khuyến mại, trị giá đơn hàng

• Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng thuận tiện, nhanh chóng, độ trễ đơn hàng gần bằng 0

• Theo dõi trạng thái xử lý từng đơn hàng, kịp thời xử lý các trường hợp đơn bị lỗi hoặc trả hàng.

Xem thêm bài viết về kinh doanh TẠI ĐÂY.