Tìm hiểu về phần mềm quản lý bán hàng - những điều bạn chưa biết

 Tìm hiểu về phần mềm quản lý bán hàng - Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ hỗ trợ bán hàng ứng dụng công nghệ số. Không chỉ hỗ trợ mua bán trực tiếp với khách hàng, nó còn hỗ trợ quản lý những vấn đề liên quan đến quá trình bán hàng.

phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Tìm hiểu về phần mềm quản lý bán hàng Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ hỗ trợ bán hàng ứng dụng công nghệ số. Không chỉ hỗ trợ mua bán trực tiếp với khách hàng, nó còn hỗ trợ quản lý những vấn đề liên quan đến quá trình bán hàng. Phần mềm quản lý bán hàng cung cấp những công cụ để người dùng có thể quản lý hàng tồn kho, giá hàng hóa, quy trình bán hàng, thông tin khách hàng. Có thể nói đây là công cụ để quản lý và thành lập một quy trình bán hàng chứ không đơn giản chỉ là công cụ để bán hàng. Các thông tin dữ liệu của hàng hóa, khách hàng đều được lưu trữ để đảm bảo quy trình bán hàng được vận hành trôi chảy.

Các tính năng của phần mềm quản lý bán hàng

Quy trình bán hàng bắt đầu từ việc tiếp cận khách hàng -> nắm bắt nhu cầu -> tìm hiểu thông tin khách hàng -> đưa ra các lựa chọn hàng hóa phù hợp -> định giá hàng hóa, thuyết phục khách hàng -> thống nhất và chốt đơn hàng -> chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Phần mềm quản lý bán hàng cung cấp những công cụ hỗ trợ quy trình bán hàng vận hành một cách trơn tru và không bị chững lại vì thiếu thông tin.

Quản lý hàng hóa, hàng tồn kho trong phần mềm quản lý bán hàng

Công cụ quản lý hàng hóa với mã sản phẩm, thông tin, chi tiết kỹ thuật (nếu có), giá hàng hóa, số lượng tồn kho. Công cụ này giúp người bán có thể nắm rõ những mô tả hàng hóa để lựa chọn tiếp thị cho phù hợp với đối tượng khách hàng. Số lượng hàng hóa tồn kho để biết được hàng hóa vẫn có khả năng xuất kho và vận chuyển cho khách hàng. Không để xảy ra tình trạng khi đã thống nhất và chốt đơn thì lại không có hàng để bán.

Giá hàng hóa để báo giá kịp thời, đúng lúc khi tư vấn và thuyết phục khách hàng. Khi được tư vấn thì người mua rất quan tâm đến thông tin khách hàng. Thời điểm này nếu trục trặc trong vấn đề cung cấp thông tin thì người mua có thể giảm đi sự hứng thú. Giảm tỷ lệ chốt đơn xuống rất thấp. Đồng thời, khoảng thời gian bị giãn ra này sẽ mang lại nhiều nguy cơ tiềm ẩn khi khách hàng có thể tìm kiếm thông tin bằng các công cụ tìm kiếm khác.

Phần mềm quản lý bán hàng lưu trữ thông tin về hàng hóa, hàng hóa tồn kho và là công cụ hỗ trợ đắc lực cho người bán hàng.

 Chức năng quản lý thông tin khách hàng

Mọi thông tin cần thiết của khách hàng đều được lưu trữ lại trong trung tâm dữ liệu bao gồm

Thông tin liên lạc của khách hàng: Tên, tuổi, số điện thoại, mã số thuế, địa chỉ.

Thông tin giao dịch: Ngày phát sinh giao dịch, thời gian phát sinh giao dịch, giá trị giao dịch

Hàng hóa giao dịch: Mã sản phẩm mà khách hàng giao dịch

Trạng thái giao dịch: Đã trả đủ, trả góp, chưa trả…

Địa điểm giao dịch: Thông tin về địa điểm, chi nhánh phát sinh giao dịch.

Một số phần mềm quản lý bán hàng còn có thêm chức năng ghi lại loại hàng hóa mà khách hàng đang quan tâm.

Phân loại phần mềm quản lý bán hàng hiện nay

Theo tính chất xây dựng thì có 2 loại phần mềm quản lý bán hàng là phần mềm thông dụng và phần mềm viết theo yêu cầu.

Phần mềm quản lý bán hàng được xây dựng bằng những source code viết bằng những ngôn ngữ lập trình khác nhau. Chúng đều có một đặc điểm chung là giải quyết nhu cầu quản lý quy trình bán hàng cho người dùng. Để viết một phần mềm là một quá trình kết hợp giữa những dòng code xây dựng thuật toán xử lý dữ liệu và chức năng tạo ra từ những thuật toán đó. Vì vậy việc xây dựng ra một phần mềm không phải là một điều đơn giản như nhét hotdog vào một ổ bánh mỳ. Điều đó hình thành nên 2 loại phần mềm quản lý bán hàng theo 2 phong cách khác nhau. Phần mềm được viết sẵn có thể tích hợp cho mọi lĩnh vực và phần mềm viết riêng theo nhu cầu sử dụng.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý bình luận Abitmes – “Bí thuật” giữ chân khách hàng

Phần mềm thông dụng tích hợp mọi lĩnh vực

Đây là phần mềm bán hàng được xây dựng một cách tổng quan và có những tiện ích cơ bản về quản lý quy trình bán hàng.

Vì để phù hợp với mọi lĩnh vực nên người xây dựng lựa chọn những tính năng cơ bản nhất. Những tính năng mà mọi lĩnh vực đều cần thiết. Điều này có thể giảm bớt chi phí xây dựng cho phần mềm và đưa vào sử dụng cho mọi người. Điểm hạn chế của nó là không có những tính năng cụ thể cho từng lĩnh vực đặc thù. Hay cách quản lý đều là chung chung chứ không thể có những tính năng quá chi tiết.

Ưu điểm của loại phần mềm này là chi phí ban đầu thấp vì nó có thể được chào hàng cho tất cả mọi người và chi phí xây dựng thấp. Để mở đầu cho công việc kinh doanh nhỏ lẻ thì có thể lựa chọn sử dụng loại này như một biện pháp tạm thời. Sau khi mở rộng kinh doanh thì không thể sử dụng được nữa vì không thể quản lý chặt chẽ quy trình. Nếu không thể quản lý chặt chẽ quy trình thì sẽ là thử thách rất khó khăn cho quản lý kinh doanh.

Nhược điểm của loại phần mềm này là chỉ có tính năng tổng quan. Không thể quản lý chi tiết nên đôi khi sẽ thiếu một vài thông tin. Yêu cầu người sử dụng phải check tay hoặc kết hợp sổ ghi chép để check chéo mới có thể đồng nhất hoạt động kinh doanh.

Phần mềm viết theo yêu cầu

Phần mềm viết theo yêu cầu của từng người sử dụng. Điều này cho phép người dùng có thể tùy chỉnh các tính năng của phần mềm theo ý của bản thân, phù hợp với loại hình kinh doanh, quản lý quy trình chặt chẽ hơn. Các tính năng bổ sung và thông tin lưu trữ được thêm vào theo ý muốn của người dùng chỉ cần không xung khắc với mã nguồn của phần mềm quản lý bán hàng.

Những tính năng tùy chỉnh được thêm vào theo ý muốn của người dùng yêu cầu phải thay đổi sự sắp xếp trong mã nguồn của phần mềm. Quá trình này yêu cầu khá nhiều hàm lượng kỹ thuật khi tính năng mới không thể xung khắc với tính năng cơ bản. Tính năng mới yêu cầu thuật toán mới, cấu trúc dữ liệu cũng cần phải thay đổi để thích hợp với toàn bộ tính năng của phần mềm. Không chỉ tùy chỉnh tính năng, cả giao diện cũng có thể tùy chỉnh thay đổi trong phạm vi có thể. Điều này làm cho giá trị của phần mềm viết theo yêu cầu cũng cao hơn rất nhiều so với phần mềm thông dụng.

Ưu điểm của loại này là có thể quản lý công việc kinh doanh chặt chẽ hơn, nhiều tính năng vượt trội hơn so với phần mềm thông dụng. Có những tính năng đặc thù phù hợp cho công việc của người dùng. Dữ liệu được xử lý tốt hơn và không cần phải check chéo với sổ ghi chép. Có thể sử dụng xuyên suốt trong quá trình kinh doanh và cả sau khi mở rộng. Không cần phải thay đổi phần mềm hoặc sử dụng phần mềm bổ sung cho việc quản lý kinh doanh.

Nhược điểm của loại phần mềm này là chi phí đầu tư ban đầu cao hơn. Tài nguyên chiếm dụng của thiết bị cao hơn nên yêu cầu phải có một thiết bị đủ mạnh để hoạt động. Cách hoạt động và sử dụng phức tạp hơn so với phần mềm thông dụng. Yêu cầu phải qua một thời gian làm quen để sử dụng.

Tìm hiểu thêm về các công cụ hỗ trợ trong kinh doanh TẠI ĐÂY.

Nguồn: Sưu tầm